就業規則を作成しよう、就業規則を改正、変更しようと考えたときから、就業規則が完成するまで、労働者の代表の意見を聴く、就業規則完成後の労働基準監督署への提出の手順をみてみましょう。

1.実態調査・ヒアリング 従来の就業規則を確認し、現在の経営理念の確認、企業慣行、就業条件、就業規律など、事業主様へのヒアリング等を行います。各企業の業種独特の慣行も確認します。このような就業規則にしてほしいという経営者の要望をここでお聞きします。また従業員からの要望を聞き、一部採用する方法もあります。 ここを省略し、ひな型や他社のものを流用してしまうと、実態とそぐわない規則ができてしまい、逆にトラブルの原因となってしまいます。

2.就業規則の原案作成・ご提案 実態調査をもとに原案を作成し、各条項について、事業主様の意思を確認させていただきます。 労働組合と労働協約を結んでいる場合には、労働協約も確認させていただきます。法違反や記載漏れ、会社の実情に合わないものがないかなど、お打ち合わせを含めて検討しながら作成します。併せて労働基準法、関係法令のアドバイスもさせていただきます。

3.就業規則の作成 個々の企業様の状況に応じた「企業防衛型就業規則」をオーダーメイドで作り上げます。

4.付属規程の作成・修正 賃金規程、退職金規程、パートタイマー就業規則、育児・介護休業規程、旅費規程、嘱託規程等必要に応じて各種規程を作成いたします。また、既存の付属規程も新しい就業規則に対応させるよう改正、変更します。

5. 労働者代表の意見を聴く その事業所の過半数で組織する労働組合があればその過半数労働組合、過半数労働組合がなければその事業所を代表する者の意見を聞きます。それを意見書として書面にしなければなりません。「意見を聞く」ですから、同意を得ることまでは求められていません。つまり、反対されていても構いません。　ただし、今後の企業の発展を考えると、従業員にやる気を出して働こうという意欲を持たせるために、再度労使で話し合いの場を持ったほうがよいでしょう。

6. 意見書作成 代表者に意見書を書き込んでもらい、代表者の記名捺印を求めます。この意見の内容は、上記に記載しましたが、必ずしも同意でなくても問題なく、反対意見でも結構です。

7.労働基準監督署への提出 就業規則に従業員代表の意見書（署名・捺印のあるもの）を添えて、各２部を事業場管轄の労働基準監督署へ届け出ます。1部は監督署保管となりますので、必ず2部提出し、1部を返却してもらい会社に保管します。変更届の場合は、変更された箇所だけ届出れば良いことになっています。労働基準監督署では労働基準法に違反するところはないか確認が行われ、内容に問題がある場合は後日訂正を求められることがあります。

8.従業員への周知 就業規則は従業員の労働条件や職場で守るべき規律などを定めたものですから、従業員全員に知らせておかなければ意味がありません。周知しなければ就業規則の有効性が問われることもあります。事業場のすべての労働者へ就業規則を開示して周知します。周知方法は、直接配布、掲示、社内イントラへの掲載等、従業員がいつでも見られる状況であればかまいません。 また、紙でなくても、磁気テープ、磁気ディスク、その他これらに準ずるものに記録し、各作業場に当該記録の内容を常時確認できる機器を設置し、従業員が必要なときに容易に見ることができるようにしておくことでもよいこととなっています。

８、までが済んで、ようやく有効な就業規則の完成です。
せっかくできた就業規則ですので作りっぱなしにせず、上手に運用し、よりよい会社創りをしましょう。
また、会社の状況や法改正によって、その時々に合った就業規則となるよう改訂も忘れずに行ないましょう。